Должностная инструкция помощника руководителя

I. Общие положения

1. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат («Документоведение и архивоведение»)

или

высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

2. Наличие опыта работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.

3. Назначение на должность помощника руководителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Помощник руководителя должен знать:

4.1. Внутреннюю и внешнюю политику организации

4.2. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними

4.3. Принципы и методы администрирования

4.4. Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков

4.5. Структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб

4.6. Правила формирования и использования баз данных

4.7. Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации

4.8. Правила защиты конфиденциальной служебной информации

4.10. Современные информационные технологии

4.11. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации

4.12. Классификацию управленческой информации, виды управленческой информации

4.13. Формы предоставления управленческой информации

4.14. Источники управленческой информации, методику отбора источников информации

4.15. Требования, предъявляемые к управленческой информации

4.16. Особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов

4.17. Основы написания речей и докладов руководителя

4.18. Категории слушателей (читателей), на которых будет рассчитан данный обзор, доклад

4.19. Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники

4.20. Структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий

4.21. Современные средства сбора, обработки, систематизации информации

4.22. Источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базы данных

4.23. Функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке

4.24. Особенности общенаучной и прагматической функции обзоров

4.25. Правила работы с внешними носителями информации

4.26. Понятие и специфика библиографического, реферативного и аналитического информационного издания

4.27. Справочные правовые системы

4.28. Психологию делового общения, основы конфликтологии

4.29. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий

4.30. Этикет и основы международного прокола

4.31. Правила составления и оформления документов

4.32. Правила проведения контроля исполнения поручений руководителя

4.33. Технология ведения контроля исполнения поручений руководителя

4.34. Системы электронного документооборота, базы данных

4.35. Требования охраны труда

4.36. _____________________________________________________________________

5. Помощник руководителя подчиняется непосредственно ________________________.

6. На время отсутствия помощника руководителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

7. ________________________________________________________________

II. Должностные обязанности

В обязанности помощника руководителя входит:

1. Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями:

— Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями

— Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений

— Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов

— Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений

— Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя

— Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций

— Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами

— Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений

2. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов:

— Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем

— Подготовка информационно-аналитических материалов

— Разработка тематического плана обзорного документа, доклада

— Определение круга библиографических источников

— Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки

— Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки

3. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий:

— Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя

— Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем

— Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов

— Подготовка презентаций по указанию руководителя

— Подготовка и проведение пресс-конференция руководителя

— Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров

4. Организация исполнения решений руководителя:

— Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя

— Координация деятельности по исполнению решений руководителя

— Контроль исполнения решений руководителя

— Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя

III. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями

7. ___________________________________________________________

IV. Ответственность

Помощник руководителя несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. ____________________________________________________________________

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020г. №333н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Поделиться ссылкой: